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Descubra agora o que é NF-e e como fazer sua emissão corretamente

É obrigação de todas as empresas prestarem contas ao Governo Federal do seu faturamento. Por isso, é importante entender o que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e os procedimentos para sua emissão.

Antigamente, as notas fiscais eram feitas manualmente, agora com o avanço da tecnologia isto se tornou informatizado e com transmissão direta, em tempo real, para a Secretaria da Fazenda. Assim, trouxe facilidades para as empresas, mesmo sendo obrigatória.

Neste post vamos saber mais detalhes para que possamos trabalhar corretamente. Confira logo baixo.

O que é NF-e e para que serve?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento desenvolvido com atribuições do Sistema Público de Escrituração Digital e visa substituir a versão em papel. Ela modifica a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A totalmente nas operações de importação e exportação, operações interestaduais e de remessa simples.

Logo, a SEFAZ monitora todo processo de circulação de mercadoria pelo país, trazendo segurança e rapidez durante a fiscalização. A NF-e está em vigor desde 2006 e a cada ano vem ganhando novas versões no seu software até chegar na 4.0, que já está em vigor.

Seu objetivo é documentar de maneira ágil e automatizada as transações comerciais entre empresas e venda online de pessoas jurídicas com pessoas físicas. Desta forma, todos os dados são disponibilizados online na Receita Federal para consulta do empresário ou consumidor. Porém, para que isto funcione é necessário obter a certificação digital que autentica a conversa entre o software da máquina da empresa com o servidor da Receita.

Quais os passos para emitir a NF-e?

Complete os dados

Inclua na NF-e as informações do seu CNPJ, razão social da sua empresa, inscrição estadual, inscrição municipal, endereço completo, entre outros. Faça o mesmo com os dados do destinatário.

Acrescente o cálculo do imposto

Informe a base de cálculo e valor total do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS), valor dos produtos ou serviços, total dos tributos federais, estaduais e municipais. Estes itens são obrigatórios.

Coloque os produtos vendidos

Descreva cada item corretamente, sendo o nome ou identificação, tipo (unidade, metro, peso etc), quantidades, valor unitário e total, Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), Código Especificador de Substituição Tributária (CEST), natureza da operação dentre outros.

Preencha valores

Insira os cálculos da seguinte maneira:

  • base de cálculo do ICMS que é o montante da operação, mais o frete e despesas acessórias do consumidor;
  • valor total do ICMS que é a base de cálculo vezes a alíquota da operação;
  • base de cálculo do ICMS ST sendo o cálculo do ICMS acrescido da margem de valor agregado informado pela NCM;
  • valor total do ICMS ST subtraído do valor do ICMS próprio;
  • valor total dos produtos e serviços que está vendendo;
  • valor total do frete cobrado pela transportadora ou que cobrou do cliente;
  • valor total do seguro que foi pago;
  • valor total do desconto que concedeu ao cliente;
  • outras despesas acessórias relacionadas a NF-e;
  • valor total da NF-e com todos os custos discriminados;
  • valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais.

Atente-se à forma de pagamento

Verifique se a forma de pagamento é à vista ou à prazo com dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito, pois isto também deve constar na NF-e.

Como armazenar as NF-e?

Os arquivos da Nota Fiscal Eletrônica são feitos nos computadores da empresa, com a extensão XML proveniente da plataforma. Devem ser guardados de maneira organizada para que sejam facilmente encontrados.

Faça o armazenamento em uma pasta virtual para a que possa ser acessado pelos departamentos financeiro e fiscal. Este arquivamento pode ser realizado por ano ou mês em que foram emitidos e precisam ser guardados, conforme orienta a Receita Federal, por cinco anos a partir da data de emissão.

Para arquivar estes documentos em XML é indicado obter o software de Enterprise Resource Planning (ERP) que é um sistema integração de todos os dados e processos de uma organização em um único local. 

Resumindo, a NF-e interage com variadas rotinas da empresa, logo investir nesta infraestrutura é fundamental para evitar autuações pela SEFAZ. Já que a organização não pode deixar de vender e muito menos ser multada trazendo problemas em seus processos.

Comente aqui quais são suas dúvidas para que possamos dar as orientações corretas.